2 Dakika okuma süresi

İş hayatının en önemli parçalarından biri olan ve gün içerisinde işe ayrılan vaktin büyük bölümünü alan toplantılar,  doğru planlama yapılamaması ve zaman yönetimi konusundaki eksiklikler nedeniyle çoğu zaman oldukça verimsiz geçebiliyor. Çalışanların verimliliği, ofis ortamının düzenli işlemesi, şirketin başarısı ve günlük iş akışının doğru yönetilmesi için büyük önem taşıyan toplantılarınızdan birkaç maddede çok daha iyi sonuçlar elde edebilecek konuma getirebilirsiniz. Toplantılarınızı daha verimli hale getirmenin 5 yolunu bu yazımızda bulacaksınız.

İyi bir planlama her şeydir

İş hayatının genelinde, her ne iş yapıyorsanız yapın başarının sırrı iyi bir planlamadan geçer. Bu durum, günün büyük kısmını kaplayan toplantılar için de geçerlidir. Toplantınızın gününü, saatini, içeriği, akışını ve kimlerin katılacağı çok iyi planlayıp her bir katılımcıya önceden haber vermelisiniz. Bu sayede toplantıya katılanlar hem önceden hazırlanma şansı elde edecekler hem de kendi iş akışlarını bölmek zorunda kalmayacaklardır.

Gündemi ve akışı çok net şekilde oluşturun

Genelde iş toplantılarında konu konuyu açar ve bütün şirket tek bir amaca doğru hizmet ettiğinden toplantı gündemi bir anda başka bir alana doğru kayabilir. Bunu önlemek için toplantıda gündeme gelecekleri önceden çok iyi bir şekilde netleştirin. Toplantı akışını oluşturun ve herkesle önceden paylaşın. Hatta yapabiliyorsanız her bir madde için zaman sınırlaması da koyun.

Zamanında başlayın ve zamanında bitirin

Genelde ülkemizde çok sık görülmeyen bir şeydir, her şey ya geç başlar ya da geç biter. Bunun önüne geçmek ve toplantılarınızdaki verimliliği artırmak için toplantı saatlerinize katı şekilde uyun. Toplantı katılımcılarının ve sizin günlük iş akışının dışını çıkılmasına izin vermeyin.

Herkese söz ve zaman verin

Eğer bir arkadaşınızı toplantıya çağırıyorsanız, toplantı gündemi ile ilgili onun da söyleyecek ya da katkıda bulunacak bir şeyi olduğunu düşünüyorsunuzdur. Eğer gerçekten böyleyse toplantıya katılan herkese söz vermeli ve kendi alanı, konusu hakkında bir şeyler söylemesi için zaman tanımalısınız.

Değerlendirme ve rapor atmayı unutmayın

Toplantıda her ne konuşuyorsanız konuşun, mutlaka sonrasında bir rapor ya da değerlendirme çıkartarak bunu herkesle paylaşın. Toplantı sırasında gündeme gelen konular ve bunlarla ilgili alınan kararlar uzun vadede tekrar konuşulacağından her şeyin yazılı olarak herkese ulaştığından emin olun. Bunu yapmanızdaki ikinci bir amaç ise toplantı içeriği ile ilgili olarak herkese görevlendirmeler yapmaktır. Atacağınız bilgilendirme ve toplantı notu sayesinde bir sonraki aşamaya kadar kim, ne yapması gerektiğini görecek ve buna göre çalışmalarını yapacaktır.

Melisa Türkyılmaz
Author

İletişim Tasarımcı / Psikolog - «Eğer marka psikoloğu diye bir şey varsa, olmaya talibim» diyen editörümüz, aslında bir hikaye anlatıcısı. Dijital pazarlama ve sosyal medyaya dair her şeyi ilgiyle takip ediyor.

Comments are closed.