Toplantıyı öncesinden ayarlayıp, paylaşmak
Toplantı davetini paylaşmadan önce amacını, konusunu, süresini ve katılım kurallarını belirleyip katılacak olan kişilerle minimum 1 gün maksimum ise 3 saat öncesinden paylaşır iseniz, katılacak olan çalışanlardan daha çok verim alabilirsiniz. Toplantı konusu hakkında araştırma yapabileceği, öncesi veya sonrası için yetiştirmesi gereken iş düzenini ayarlaması ve online toplantı için kullanacağınız sistemi anlayıp kullanabilmesi için bir vakte ihtiyaç duymaları durumunda yeterince vakitleri olmalıdır.
Doğru ve yeterli kişiyi davet etmek
Online toplantılar masa başı toplantılarına göre daha sistemsel olduğundan iletişim biraz daha zor olabiliyor. Bu durumdan dolayı toplantının amacı dışında hitap eden kimseyi davet etmemek, en etkin ve küçük grubu bir araya getirmelisiniz. Online toplantılar için 2 ile 10 kişi aralığı en etkili iletişim kurulacak sayıdır.
Sistemi kontrol etmek
Online toplantılar için beklenmedik arızalarla karşılaşabiliyoruz, bu gibi durumlar için toplantıdan en az 10 dakika önce sistemi son kez kontrol edip sorunsuz bir şekilde katılım sağlayacağınızdan/sağlayacaklarından emin olun. Ses, görüntü, katılım adı vb. gözden kaçırmamanız gereken ufak ama önemli sorunları çözmeniz ve teknik bir sorun ile karşılaşabilmeniz durumuna karşı yedek moderatör atamanız size zaman kazandıracaktır.
Uygun arka plan seçimi
Online toplantıların %99’u evlerde gerçekleştiğinden uygun ortamı öncesinden ayarlamanız ve uygun olan arka planı seçmeniz gerekmektedir. Katılımcıların dikkatinin dağılmayacağı bir arka plan seçimi odaklanma sorununa yardımcı olup verimlilik sağlayacaktır.
Toplantıyı en doğru şekilde yönetmek
Zaman yönetimi katılımcılar için verimlilik rolünü arttırır. Herkese eşit verilen söz hakkı hem kontrolü hem de tartışmayı en doğru biçimde yönetmenizi sağlamaktadır. Her ihtimale karşı ise toplantıyı kaydetmeniz geriye dönüldüğünde size yardımcı olacaktır.
Toplantı sonu
Online toplantınızın sonunda katılım süreniz boyunca, not aldığınız önemli noktaları dijital bir platformdan yararlanarak tüm notları ortak bir noktada toplayarak rapor haline getirmeniz, size ileride düzenlenecek olan toplantılar için hem verimli olmanızı hem de hatırlamanızı sağlayacaktır.
Yoruma kapalı