Toplantıyı öncesinden ayarlayıp, paylaşmak

Toplantı davetini paylaşmadan önce amacını, konusunu, süresini ve katılım kurallarını belirleyip katılacak olan kişilerle minimum 1 gün maksimum ise 3 saat öncesinden paylaşır iseniz, katılacak olan çalışanlardan daha çok verim alabilirsiniz. Toplantı konusu hakkında araştırma yapabileceği, öncesi veya sonrası için yetiştirmesi gereken iş düzenini ayarlaması ve online toplantı için kullanacağınız sistemi anlayıp kullanabilmesi için bir vakte ihtiyaç duymaları durumunda yeterince vakitleri olmalıdır.

Doğru ve yeterli kişiyi davet etmek

Online toplantılar masa başı toplantılarına göre daha sistemsel olduğundan iletişim biraz daha zor olabiliyor. Bu durumdan dolayı toplantının amacı dışında hitap eden kimseyi davet etmemek, en etkin ve küçük grubu bir araya getirmelisiniz. Online toplantılar için 2 ile 10 kişi aralığı en etkili iletişim kurulacak sayıdır.

Sistemi kontrol etmek

Online toplantılar için beklenmedik arızalarla karşılaşabiliyoruz, bu gibi durumlar için toplantıdan en az 10 dakika önce sistemi son kez kontrol edip sorunsuz bir şekilde katılım sağlayacağınızdan/sağlayacaklarından emin olun. Ses, görüntü, katılım adı vb. gözden kaçırmamanız gereken ufak ama önemli sorunları çözmeniz ve teknik bir sorun ile karşılaşabilmeniz durumuna karşı yedek moderatör atamanız size zaman kazandıracaktır.

Uygun arka plan seçimi

Online toplantıların %99’u evlerde gerçekleştiğinden uygun ortamı öncesinden ayarlamanız ve uygun olan arka planı seçmeniz gerekmektedir. Katılımcıların dikkatinin dağılmayacağı bir arka plan seçimi odaklanma sorununa yardımcı olup verimlilik sağlayacaktır.

Toplantıyı en doğru şekilde yönetmek

Zaman yönetimi katılımcılar için verimlilik rolünü arttırır. Herkese eşit verilen söz hakkı hem kontrolü hem de tartışmayı en doğru biçimde yönetmenizi sağlamaktadır. Her ihtimale karşı ise toplantıyı kaydetmeniz geriye dönüldüğünde size yardımcı olacaktır.

Toplantı sonu

Online toplantınızın sonunda katılım süreniz boyunca, not aldığınız önemli noktaları dijital bir platformdan yararlanarak tüm notları ortak bir noktada toplayarak rapor haline getirmeniz, size ileride düzenlenecek olan toplantılar için hem verimli olmanızı hem de hatırlamanızı sağlayacaktır.

 

 

 

 

Merve Sevil Akkurt
Yazar

Pazarlama Uzmanı / Yoga Eğitmeni / Yazar - Yoğun çalışma temposunda sağlıklı yaşamı keşfeden genç iletişimci, 2012’den beri yoga ve sağlıklı tarifler üzerine blog ve vlog içerikler üretiyor

Yoruma kapalı